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Hilfe / FAQ

Hilfe zur Elektronischen Rechnung

Auf dieser Seite finden Sie weitere wichtige Informationen und Antworten auf mögliche offene Fragen rund um das Thema "Elektronische Rechnung".

Was ist eine elektronische Rechnung? ^
  • Sie bekommen Ihre Rechnung in Form einer signierten PDF-Datei per E-Mail von uns zugesandt.
Was ist eine digitale Signatur? ^
  • Bei einer digitalen Signatur handelt es sich um elektronische Daten, die die Authentizität und Integrität von elektronischen Informationen, meist elektronische Dokumente, sicherstellen soll.
  • Darüber hinaus soll eine digitale Signatur die Identität des Signierenden gewährleisten. Diese Merkmale sollen wiederum mit Hilfe der digitalen Signatur überprüfbar sein.
Wo kann ich die elektronische Rechnung auswählen? ^
  • In der Bestellvorschau unserer Webseite unter Rechnungsart haben Sie die Möglichkeit zwischen:
    • Papierrechnung per Post oder
    • Rechnung per E-Mail zu wählen.
  • Hier können Sie bei jeder Bestellung die Rechnungsart erneut bestimmen.
Meine E-Mail-Adresse hat sich geändert! ^
  • Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihre neue E-Mail-Adresse in den Benutzerdaten einzugeben. Diese Änderung wirkt sich jedoch nicht auf bereits getätigte Bestellungen aus.
  • Sollten Sie dennoch eine Änderung Ihrer Daten bezüglich einer aktuellen Bestellung wünschen, kontaktieren Sie hierfür bitte unser Service-Center.
Welche Dateien werden bei dem Rechnungsversand per E-Mail mitgeliefert? ^
  • Sie erhalten von uns eine E-Mail mit folgenden Dateien im Anhang:
    • PDF-Datei mit digitaler Signatur
    • XML-Datei zur direkten Einbindung der Daten in Ihr Buchungssystem
Wozu dient die XML-Datei? ^
  • Mit Hilfe dieser Datei haben Sie die Möglichkeit Ihre Rechnungsdaten in Ihr Buchungssystem direkt einzubinden. Für die elektronische Rechnung ist diese Datei nicht zwingend erforderlich und wird von Mercateo als besonderer Service mitgeliefert.
In meiner Rechnung fehlt der Datei-Anhang! ^
  • Eine mögliche Ursache hierfür wären die Sicherheitseinstellungen in Ihrem E-Mail-Programm. Um Ihre Rechnung dennoch zustellen zu können, senden Sie uns diese E-Mail mit einem kurzen Hinweis zurück. Sie erhalten im Anschluss daran Ihre Rechnung per Post, beziehungsweise erneut per E-Mail.
Woran erkenne ich die Echtheit der Rechnungs-Mail von Mercateo? ^
  • Charakteristisch hierfür sind folgende Merkmale:
    1.
    • Die Betreffzeile beinhaltet Ihre exakte Bestellnummer:
      Bsp.: Ihre Mercateo-Rechnung zur Bestellung: 27345678
    2.
    • Im Mail-Text werden Ihre Kundennummer und Ihre Bestellnummer genannt:
      Bsp.: Kundennummer: 12345678
      Bestellnummer: 27345678
    3.
    • Als Anhang erhalten Sie eine PDF- und eine XML-Datei.
      Die Dateinamen enthalten unter anderem die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.
      Bsp.: Für die Rechnungsnummer 90282206 und das Rechnungsdatum 31. Januar 2006 ergeben sich die folgenden Dateinamen:
      PDF-Datei:
      Mercateo-Rechnung_90282206_20060131.PDF
      XML-Datei:
      Mercateo-Rechnung_XML_90282206_20060131.XML
Welche Pflichten habe ich als Kunde bezüglich der signierten Rechnung? ^
  • Da Sie als Kunde vorsteuerabzugsberechtigt sind, haben Sie die Pflicht, die Rechnung zu prüfen und die dabei erzeugte Prüfdatei bei sich zu archivieren.